Tools für Immobilienmakler: Welche Software hilft deinem Büro wirklich?

Fang bei der Aufgabe an, die dein Team Zeit kostet.

Vielleicht liegen Eigentümerdaten im Postfach, die Objektbilder in einem Ordner und der nächste Rückruf in einer privaten Notiz. Dann brauchst du zuerst einen verlässlichen gemeinsamen Arbeitsstand. Vielleicht funktioniert eure Verwaltung bereits gut, aber niemand weiß, über welche Google-Suchen Eigentümer euch finden. Dann lohnt sich ein Werkzeug für diese Auswertung. Beschreibe einen konkreten Engpass, bevor du Funktionslisten vergleichst.

Schreibe für eine Woche auf, welche Arbeit ihr mehrfach erledigt, wo Rückfragen entstehen und welche Information bei einer Übergabe fehlt. Daraus wird ein prüfbares Ziel: „Jede neue Anfrage hat eine zuständige Person und einen sichtbaren nächsten Termin.“ Das lässt sich im Test beobachten. „Wir wollen digitaler werden“ hilft bei der Auswahl kaum weiter.

Drei Aufgaben, drei Arten von Werkzeugen

1. Kunden und Objekte organisieren: Ein Immobilien-CRM verbindet Kontakte, Immobilien, Nachrichten und Aufgaben. Dafür vergleichen wir onOffice, Propstack und FLOWFACT.
2. Immobilien präsentieren: Canva unterstützt die Gestaltung von Unterlagen, Matterport die Darstellung von Räumen als virtuelle Rundgänge.
3. Google-Ergebnisse auswerten: Die Search Console zeigt Daten zur eigenen Website. Maklytics ergänzt die Betrachtung von Google-Platzierungen und dem örtlichen Wettbewerb.

Die Auswahl beruht auf den verlinkten Funktionsbeschreibungen der Anbieter, geprüft am angegebenen Datum. Wir haben die Fremdprodukte für diesen Artikel nicht in einem vollständigen Praxistest bewertet. Die Testaufgaben und Rechenbeispiele sind unsere eigene Entscheidungshilfe. Maklytics ist unser eigenes Produkt; seine Rolle im Vergleich ist deshalb ausdrücklich gekennzeichnet. Tarifumfang und verfügbare Schnittstellen klärst du vor dem Kauf direkt mit dem jeweiligen Anbieter.

Allein starten, im Team wachsen oder mehr Eigentümer erreichen?

Du gründest allein und betreust wenige Objekte: Starte mit einer gemeinsamen Stelle für Kontakte, Termine und Objekte. FLOWFACT Mini gehört wegen des Einstiegsangebots in deine engere Auswahl; die Bedingungen stehen im Kostenvergleich. Erstelle das erste Exposé mit dem CRM, bevor du zusätzlich Gestaltung abonnierst. Canva ergänzt deine Ausstattung, wenn du regelmäßig eigene Broschüren oder Social-Media-Motive brauchst.

Drei Personen teilen sich Anfragen und Besichtigungen: Vergleiche onOffice und Propstack mit demselben Übergabevorgang. Entscheidend ist, ob ein Kollege die letzte Nachricht, das richtige Objekt und den vereinbarten Rückruf ohne Nachfragen findet. Die Paketunterschiede unten helfen, ein Angebot mit den tatsächlich benötigten Automatisierungen einzuholen. Ein günstiger Einzelplatztarif beantwortet diese Teamfrage noch nicht.

Eure Verwaltung läuft, aber Verkaufsaufträge fehlen: Beginne mit der Search Console und dem örtlichen Google-Vergleich. Ein CRM-Wechsel löst diesen Engpass allein kaum. Lege fest, welche Eigentümer ihr erreichen wollt und welche Seite deren Frage beantwortet. Unser Marketingplan für Immobilienmakler hilft dir, daraus konkrete Maßnahmen und Zuständigkeiten zu machen.

Maklersoftware: onOffice, Propstack und FLOWFACT vergleichen.

CRM steht für Customer Relationship Management, also die Organisation deiner Kundenbeziehungen. Im Maklerbüro gehören dazu auch die zugehörigen Immobilien: Wer verkauft, wer sucht, was wurde besprochen und welche Aufgabe ist offen? Eine brauchbare Objektakte spart deinem Team das Zusammensuchen dieser Informationen.

onOffice: den gesamten Vorgang durchspielen

onOffice nennt unter anderem Objekt- und Adressverwaltung, E-Mail, Kalender, Aufgaben, Exposés und Portalübertragung. Für ein Büro mit mehreren Personen ist damit besonders die Übergabe interessant: Öffne nach der Bearbeitung durch Person A dieselbe Akte als Person B. Sind die relevante Nachricht, die Objektzuordnung und der nächste Schritt verständlich? Welche Module dafür in deinem Angebot enthalten sind, gehört in die Vorführung. Funktionsübersicht von onOffice.

Achte bei onOffice auf das konkrete Paket: enterprise pro enthält ein Zusatzmodul nach Wahl. enterprise all-in führt unter anderem Anfragenmanager, Prozessmanager und API auf. Wenn ihr automatische Anfragebearbeitung und eigene Anbindungen braucht, lasst euch beide Varianten mit diesen Anforderungen anbieten. Die offizielle Paketübersicht und unsere Kostenrechnung zeigen die Unterschiede.

Propstack: Zusammenarbeit mit Kunden mitprüfen

Propstack beschreibt neben dem CRM unter anderem Kunden-Uploads, eine automatisierte Terminvergabe, Aufgaben und eine API zur Anbindung weiterer Anwendungen. Nimm deshalb auch die Kundensicht in den Test auf: Kann eine Testperson den richtigen Beleg hochladen und weiß dein Team danach, dass er angekommen ist? Prüfe außerdem, ob euer Kalender und eure vorhandenen Werkzeuge mit dem gewünschten Tarif zusammenarbeiten. Funktionen von Propstack.

Im Propstack-Standardtarif sind laut Anbieter bereits Standardprozesse, Workflows und Anfragenmanager enthalten. Für deine Auswahl zählt daher besonders, wie euer konkreter Ablauf darin eingerichtet wird: Welche Anfrage löst eine Antwort aus, wann entsteht eine Aufgabe und wer übernimmt bei einer unvollständigen Nachricht? Lass diese drei Fälle vorführen und halte nötige Anpassungen im Angebot fest.

FLOWFACT: Anfrage und Vermarktung zusammen prüfen

FLOWFACT führt Kontakt- und Objektverwaltung, automatische Anfragenverarbeitung, Suchprofil-Matching, Portalübertragung und interaktive Exposés auf. Ein passender Test beginnt deshalb bei einer Anfrage und endet erst, wenn Antwort und nächste Aufgabe dokumentiert sind. Kontrolliere an diesem Beispiel, welche Schritte automatisch laufen und an welcher Stelle dein Team eingreift. Funktionsübersicht von FLOWFACT.

FLOWFACT Mini richtet sich an Einzelunternehmen. Das Einstiegsangebot sollte deshalb separat von einer Lösung für mehrere Mitarbeiter betrachtet werden. Lass bei einer Teamlösung Benutzerrechte, Vertretung und benötigte Automatisierungen für genau das angebotene Paket bestätigen. Auf der Mini-Angebotsseite findest du Zielgruppe und Bedingungen.

Die drei Systeme sind hier Alternativen für dieselbe Grundaufgabe. Plane im Regelfall eine führende Akte für Kontakte und Objekte. Wenn mehrere Systeme beteiligt sind, muss feststehen, wo eine Angabe gepflegt wird und wie die anderen Systeme ihre Änderungen erhalten. Sonst korrigierst du dieselbe Wohnfläche an drei Stellen.

Canva und Matterport: Unterlagen gestalten und Räume zeigen.

Ein gutes Exposé beantwortet Fragen zur Immobilie. Ein Rundgang hilft Interessenten, Räume und Wege einzuordnen. Beide Aufgaben brauchen verlässliche Ausgangsdaten und passende Bilder. Entscheide deshalb zuerst, welche Darstellung bei euren Objekten regelmäßig gebraucht wird und wer sie pflegt.

Canva: eine gute Vorlage mehrfach verwenden

Canva bietet anpassbare Exposé-Vorlagen. Lege für einen Test eine Objektseite mit Titel, Eckdaten, Bild und Ansprechpartner an. Prüfe Schriftgröße, Bildausschnitt und Lesbarkeit am Smartphone. Die entscheidende Alltagsfrage folgt danach: Wie schnell kannst du Angaben austauschen, ohne versehentlich Informationen aus dem vorigen Objekt stehen zu lassen? Exposé-Vorlagen bei Canva.

Speichere eine freigegebene Ausgangsvorlage und benenne die Arbeitskopien eindeutig. Verwende bereits freigegebene Objektfotos und kontrolliere die Nutzungsrechte für zusätzliches Material. Wenn euer CRM schon passende Exposés erzeugt, teste zuerst diese vorhandene Ausgabe. Eine separate Gestaltung lohnt sich vor allem für Unterlagen, deren Aufbau ihr damit tatsächlich verbessert.

Matterport: Raumzusammenhänge erlebbar machen

Matterport beschreibt virtuelle 3D-Rundgänge für die Immobilienvermarktung. Interessenten können sich damit schon vor einem Termin einen räumlichen Eindruck verschaffen. Ob ihr selbst aufnehmt oder einen Dienstleister beauftragt, gehört in die Kostenrechnung. Ebenso wichtig: Welche Erfassungstechnik wird benötigt und wie viele Rundgänge sollen gleichzeitig verfügbar sein? Matterport für die Immobilienvermarktung.

Matterport staffelt seine Tarife nach aktiven Räumen, den „Active Spaces“; der Free-Tarif nennt einen solchen Platz. Plane deshalb anhand der Immobilien, deren Rundgänge gleichzeitig verfügbar sein sollen. Beispiel: Sechs parallel vermarktete Wohnungen mit je einem Rundgang brauchen sechs aktive Plätze. Kläre außerdem, was bei Archivierung und späterer erneuter Veröffentlichung mit dem Rundgang geschieht. Erfassung, Hosting und mögliche Zusatzleistungen gehören zusammen in dein Angebot.

Geh einen Testrundgang am Smartphone durch. Findest du vom Eingang ins Wohnzimmer? Ist verständlich, welche Räume zusammengehören? Sind persönliche Bilder oder Dokumente sichtbar, die vor der Veröffentlichung entfernt werden müssen? Ein Rundgang ergänzt nachvollziehbare Objektangaben. Einen vermaßten, fachlich geprüften Grundriss ersetzt ein räumlicher Eindruck allein nicht.

Für eure Bildvorbereitung findest du im Leitfaden zur Immobilienfotografie einen Aufnahmeplan und eine Checkliste. Wie du mit geprüften Objektdaten einen Textentwurf vorbereitest, erklärt unser Artikel über KI für Immobilienmakler.

Search Console und Maklytics: prüfen, wie dich Eigentümer bei Google finden.

Software kann den Arbeitsalltag ordnen. Neue Eigentümer müssen dein Büro aber auch entdecken können. Dafür brauchst du Antworten auf zwei Fragen: Welche Suchanfragen bringen Menschen auf deine Website? Und bei welchen für dein Büro wichtigen Suchen stehen andere Makler vor dir?

Search Console: bei einer konkreten Seite anfangen

Der Leistungsbericht enthält unter anderem Klicks, Impressionen, Klickrate und durchschnittliche Position. Filtere beispielsweise auf deine Seite zum Hausverkauf und schau dir die zugehörigen Suchanfragen an. So prüfst du, ob die Seite bei passenden Suchen auftaucht. Google erklärt die Leistungsberichte.

Ein Klick ist noch keine Eigentümeranfrage. Halte deshalb zusätzlich fest, wie viele passende Kontakte und Aufträge entstehen. Betrachte dieselben Zeiträume und notiere größere Änderungen an der Website. Eine Anleitung dafür findest du unter SEO-Erfolg für Immobilienmakler messen.

Maklytics: aus einem Suchbegriff eine konkrete Aufgabe machen

Mit Maklytics kannst du dein Büro im Stadtvergleich finden und gemessene Suchpositionen betrachten. Im Keyword-Tracking prüfst du einzelne Begriffe; der Ranking-Verlauf hilft beim zeitlichen Vergleich. Welche Daten und Funktionen dein Tarif umfasst, zeigt die Tarifübersicht.

Angenommen, ihr wollt mehr Verkaufsanfragen für Wohnungen erhalten. Prüfe zuerst die passenden gemessenen Begriffe und anschließend, welche eigene Seite diese Frage beantwortet. Fehlen dort Ablauf, benötigte Unterlagen oder ein verständlicher Kontaktweg, entsteht daraus eine konkrete Website-Aufgabe. Beurteile die Arbeit später auch an passenden Anfragen und gewonnenen Aufträgen. Eine bessere Platzierung allein ist noch kein Verkaufsergebnis.

Teste eine Änderung über alle beteiligten Werkzeuge hinweg.

In einer Produktvorführung sieht jede einzelne Funktion gut aus. Der Aufwand entsteht oft dazwischen: Daten werden kopiert, Fotos neu hochgeladen oder Angaben in einem alten PDF vergessen. Ein sauberer Änderungsweg ist deshalb ein wichtiges Auswahlkriterium.

Für jede Verbindung fragst du nach den tatsächlich übertragenen Feldern, der Richtung und dem Auslöser. „Es gibt eine Schnittstelle“ sagt noch nicht, ob auch Notizen, Bildreihenfolge oder Änderungen zurückübertragen werden. Bitte den Anbieter, genau eure benötigte Verbindung mit einem vollständigen Beispiel zu zeigen.

Bei eurer Maklerwebsite gehört der tatsächliche Anfrageweg dazu: Fülle das Formular mit Testdaten aus und kontrolliere, ob Nachricht, Objektbezug und zuständige Person im vorgesehenen System ankommen. Eine erfolgreich angezeigte Bestätigungsseite allein beweist das nicht.

Prüfe auch den Ausstieg. Exportiere Testkontakte und Testobjekte, öffne die Dateien und kontrolliere Zuordnungen, Notizen und Dokumente. Wenn nur Namen und E-Mail-Adressen herauskommen, kann beim späteren Wechsel wichtiger Kontext fehlen. Ein schriftlich beschriebenes Exportverfahren erleichtert euch die Entscheidung vor dem Vertragsabschluss.

Was kostet die Software im ersten Jahr wirklich?

Der monatliche Preis ist ein Teil der Rechnung. Hinzu kommen möglicherweise Einrichtung, Datenübernahme, zusätzliche Nutzer, Module, Schulung und laufende Pflege. Vergleiche Angebote mit demselben Umfang und derselben Steuerbasis. Lass dir auch erklären, welche Kosten nach einer Testphase oder bei zusätzlichen Objekten entstehen.

Veröffentlichte CRM-Preise und Vertragslaufzeiten

Stand: 6. Oktober 2026. Die folgenden Beträge sind netto zuzüglich Umsatzsteuer. Die Pakete haben unterschiedliche Leistungen; die Tabelle ist eine Budgethilfe. Einrichtung, Datenübernahme und Zusatzleistungen müssen im konkreten Angebot stehen.

Was bedeutet das für ein Büro mit drei Arbeitsplätzen?

Bei onOffice pro ergeben 3 × 79 € + 50 € = 287 € monatlich im ersten Jahr 3.444 € zuzüglich Setup. Bei all-in sind es 347 € monatlich und 4.164 € im ersten Jahr zuzüglich Setup. Die Vertragsbindung beträgt bei beiden Varianten 24 Monate: entsprechend 6.888 € beziehungsweise 8.328 € zuzüglich Setup über die gesamte anfängliche Laufzeit.

Für drei Propstack-Standardlizenzen ergeben 3 × 99 € = 297 € monatlich und eine einmal angesetzte Einrichtung von 279 € zusammen 3.843 € im ersten Jahr. Das ist unsere Rechnung aus den veröffentlichten Preisen, kein individuelles Anbieterangebot. Zusatzleistungen, Datenmigration und interne Einführung sind in diesen Beträgen noch nicht enthalten.

Der monatliche Preisunterschied zwischen onOffice pro und Propstack beträgt in diesem Beispiel nur zehn Euro monatlich. Ob eure benötigten Abläufe im jeweiligen Paket enthalten sind, ist deshalb wichtiger als dieser kleine Unterschied. Fordere zwei Angebote mit derselben Nutzerzahl, denselben Übergaben und denselben Anbindungen an.

Wie viel Arbeitszeit muss die Software einsparen?

Erfasse im Test den vollständigen Ablauf, einschließlich Kontrolle und Nacharbeit. Eine in Sekunden erzeugte Unterlage bringt wenig Zeitgewinn, wenn danach jede Seite lange korrigiert wird. Umgekehrt kann eine zuverlässige Übergabe wertvoll sein, obwohl das erste Anlegen etwas länger dauert.

Mit diesem 14-Tage-Test triffst du eine belastbare Entscheidung.

Wähle höchstens zwei Kandidaten für denselben Ablauf. Beide bekommen dieselben erfundenen Testdaten und dieselbe Aufgabe. Eine Person hält Zeiten und Fehler fest; eine weitere prüft die Übergabe. Im Einzelbüro nimmst du den Vorgang nach zwei Tagen selbst wieder auf. Am Ende zählt, ob euer konkreter Ablauf besser funktioniert.

Die 14 Tage beschreiben euren eigenen Auswahlprozess. Sie sind keine Zusage einer 14-tägigen kostenlosen Testphase: onOffice nennt beispielsweise sieben Tage. Vereinbare passende Testzugänge und plane Vorbereitung sowie Auswertung außerhalb dieser Frist ein.

Tag 1 bis 5: vorbereiten und einmal vollständig bearbeiten

Lege Ziel, zuständige Person und Ausgangszeit fest. Hole ein Angebot für euren tatsächlichen Bedarf ein. Spiele danach einen Vorgang vom Testobjekt über die Anfrage und das Exposé bis zum nächsten Termin durch. Halte Rückfragen, doppelte Eingaben und verlorene Informationen fest. Prüfe vor jeder Veröffentlichung, dass du dich in einer geeigneten Testumgebung befindest.

Tag 6 bis 9: übergeben und korrigieren

Eine zweite Person übernimmt ohne zusätzliche mündliche Erklärung. Kann sie den Stand nachvollziehen und weiterarbeiten? Ändert anschließend eine Objektangabe und prüft jede betroffene Ausgabe. Kontrolliert mit den vorgesehenen Benutzerrollen, wer Daten ansehen, ändern, exportieren und veröffentlichen kann.

Tag 10 bis 14: Daten mitnehmen und entscheiden

Prüfe Export und Löschweg mit euren Testdaten. Rechne das erste Jahr aus und vergleiche die gemessene Bearbeitungszeit. Entscheide anschließend: übernehmen, gezielt nachbessern und erneut prüfen oder verwerfen. Vereinbare bei einer Einführung direkt einen Termin, an dem ihr die tatsächliche Nutzung und den Nutzen erneut besprecht.

Kostenlose TXT-Vorlage ohne Anmeldung. Der Download enthält Zieldefinition, Testschritte, Vergleichsfelder und Rechenweg.

Für deinen nächsten Objektauftrag findest du im Leitfaden Immobilienexposé erstellen einen konkreten Aufbau, einen Beispieltext und eine Redaktionsvorlage. Damit kannst du prüfen, wie gut dein vorhandenes Werkzeug den gesamten Ablauf unterstützt.

Häufige Fragen zu Tools für Immobilienmakler.

Wenn dein nächster Schritt mehr passende Eigentümeranfragen sind, beginne mit deinem aktuellen Google-Auftritt: Finde dein Maklerbüro im Stadtvergleich und prüfe anschließend die Suchbegriffe, bei denen du besser gefunden werden möchtest.